Mailserver sind heutzutage nicht nur für E-Mails zuständig. Moderne Groupwaresoftware kombiniert u.a. E-Mail, Kontakte, und Kalenderfunktionen und stellt diese Dienste nicht nur den PC-Arbeitsplätzen zur Verfügung: Der weltweite Zugang zu den Daten muss über ein Webinterface genau so möglich sein wie über ein Smartphone oder Tablet. Gerade hier steht Sicherheit und Zuverlässigkeit an oberster Stelle. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Betrieb von E-Mail Diensten im Open-Source Bereich stehen Ihnen unsere Mitarbeiter auch bei komplexen E-Mail Setups zur Verfügung.

Groupware: E-Mail, Kalender, Adressbuch und Dateiaustausch

Auf Basis der Open-Source Software Nextcloud bieten wir Ihnen eine hochperformante Groupwarelösung an, die Sie in Ihrem Unternehmen, also auf Ihrem Server, oder in der Cloud, z.B. auf einem gemieteten Server im Rechenzentrum, betreiben können. Wichtig bleibt jedoch: Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten.

Selbst bei vollem Funktionsumfang ist der Installations- und Wartungsaufwand dank offener Schnittstellen und Protokolle nur minimal.

Funktionsumfang / Features

E-Mail

Wir nutzen die Nextcloud als Basis für den Groupwareserver. Die wichtigste Funktion jeder Groupware ist natürlich die E-Mail, welche mittels eines IMAP-Servers an die Groupware andockt. Der Zugriff auf Ihre E-Mails ist mit allen gängigen E-Mail Programmen sowie über den Browser Ihrer Wahl möglich. Eingesetzt wird das IMAP-Protokoll, welches seit Jahrzehnten etabliert ist. Komfortfunktionen wie das automatische Sortieren von E-Mails (Filter) oder die Konfiguration von Abwesenheitsbenachrichtigungen (Urlaub) stehen natürlich auch zur Verfügung.

Kalender und Adressbücher (Kontakte)

Die Kalender- und Adressbuchfunktionen werden durch die Nextcloud selbst zur Verfügung gestellt. Die Verwaltung erfolgt entweder mit Ihrem bevorzugten Programm (CalDAV bzw. CardDAV) oder über Ihren Browser. Über die integrierte Berechtigungsfunktion können Sie Kalender mit Ihren Kolleginnen und Kollegen teilen und so auch Gruppen- und Teamkalender verwenden. Dieses Feature wird auch gerne für die Außendienst- oder Raumplanung genutzt.

Dateiaustausch

Für diese Funktion wurde die Nextcloud ursprünglich entwickelt: Der Austausch und die Freigabe von Dateien und Ordnern. Mit dem Nextcloud Client binden Sie Ihren Ordner direkt in Ihren Arbeitsplatz ein und haben so Zugriff auf alle Dateien und Ordner, als lägen sie direkt auf Ihrem PC. Die Synchronierung erfolgt im Hintergrund. Große Dateien und Ordner können Sie ganz leicht per Link freigeben ohne die Dateien selbst per E-Mail zu senden. Der Empfänger lädt sich die Dateien einfach selbst herunter.

Vielfältiger Zugriff auf die Daten

Der Zugriff auf die Groupware ist komfortabel mit verschiedenen Programmen und Methoden möglich:

Thunderbird

Mit Thunderbird nutzen Sie freie Software, sie ist unter Windows, macOS und Linux verfügbar und bietet in einer einheitlichen Oberfläche Zugriff auf E-Mail, Kalender und Kontakte. Thunderbird stellt alle erforderlichen Schnittstellen zur Verfügung. Wir empfehlen die Nutzung von Thunderbird im Unternehmen.

Outlook

Outlook unterstützt ebenfalls den Zugriff auf Ihre E-Mails. Für den Zugriff auf Ihren Kalender und die Adressbücher ist eine Outlook-Erweiterung, der Outlook CalDav Synchronizer erforderlich. Dieser synchronisiert Outlook automatisch mit dem Server.

Apple macOS

Apple stellt mit seinem Betriebssystem von Haus aus alle Schnittstellen zur Verfügung. Die in das Betriebssystem integrierten Apps “Mail”, “Kalender” und “Kontakte” können direkt mit dem Server verbunden werden.

Webbrowser (Firefox, Chrome, Safari etc.)

Mit Hilfe Ihres Webbrowsers erhalten Sie ebenfalls Zugriff auf alle Daten. Neben der Nextcloud-Oberfläche steht Ihnen das Tool “Roundcube” zur Verfügung, welches einer der beliebtesten Webmailer überhaupt ist.

Android (K9-Mail und DAVx5)

Da die Android-Welt sehr fragmentiert ist, geben wir Ihnen zwei Anwendungen als Empfehlung mit. Eventuell hat Ihr Smartphonehersteller die Schnittstellen selbst implementiert oder bietet ein E-Mail Programm mit an.
Für den Zugriff auf Ihre E-Mails empfehlen wir K9 Mail. Die Konfiguration ist sehr einfach. Für den Zugriff auf Kalender und Adressbücher ist, wie bei Outlook, eine Zusatzsoftware erforderlich. Nutzen Sie hierfür bitte DAVx5, welches Sie im Google PlayStore oder kostenfrei im F-Droid Store bekommen. DAVx5 synchronisiert Ihre Daten automatisch mit dem Server.

Apple iPhone und iPad

Apple stellt mit seinem Betriebssystem von Haus aus alle Schnittstellen zur Verfügung. Die in das Betriebssystem integrierten Apps “Mail”, “Kalender” und “Kontakte” können direkt mit dem Server verbunden werden.

Erweiterungsoption: Verschlüsselungs Gateway für das gesamte Unternehmen

In allen Branchen werden kritische persönliche Informationen ausgetauscht. Vor allem Berufsgeheimnisträger, wie Anwälte, Steuerberater oder Arztpraxen, sind dem Datenschutz noch mehr verpflichtet. Wir bieten Ihnen die Option, Ihre E-Mail Kommunikation mit Ihren Mandanten, Partnern oder Kunden komfortabel und ohne Spezialwissen per “Ende-zu-Ende Verschlüsselung” abzusichern. Dabei ist es egal, für welchen Standard Sie oder Ihre Mandanten sich entschieden haben (z.B. PGP/GPG oder S/MIME). Ein Mail-Gateway lässt sich einfach “vor” die Groupware schalten. Es entschlüsselt E-Mails beim Empfang und verschlüsselt diese beim Versand einfach und automatisch.

Technische Informationen

Folgende Protokolle und Software wird in der Groupware verwendet:

• Verschlüsselung: Sämtliche Verbindungen sind per Transportverschlüsselung (TLS) abgesichert.
• IMAP: “Dovecot” IMAP-Server mit Authentifizierung bei der Nextcloud. Verschlüsselter Abruf durch die Clients.
• SMTP: “Postfix” SMTP-Server mit Authentifizierung bei der Nextcloud. Verschlüsselter Versand über den SMTP-Server Ihres Providers.
• Abruf: Verschlüsselter Abruf neuer E-Mails bei Ihrem Provider per POP3 oder IMAP mit der Software “Fetchmail”.
• Webmail: Roundcube ermöglicht den Zugriff auf das E-Mail Postfach.
• Groupware: Die zentrale Benutzerdatenbank inkl. Groupwarefunktionen wird von der Nextcloud zur Verfügung gestellt.
• CalDAV / CardDAV: Bereitgestellt durch “Nextcloud”.

Betreuung, Support und Datenübernahme

Ihre Daten lassen sich meist aus Ihrer jetzigen Groupware, sofern Sie eine einsetzen, übernehmen. Das Übertragen der Daten aus lokalen Installationen ist ebenfalls möglich.
Für das hier vorgestellte Groupwaresystem bieten wir ein Installations-, Migrations und Betreuungskonzept an, damit der Umstieg in das moderne Groupwarezeitalter so einfach und angenehm wie möglich wird. Und an die Datensicherung ist ebenfalls gedacht.

Natürlich stehen wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern mit unserem Support zur Seite.

Umstellung von Kopano Groupware

Zum Ende des Jahres 2023 hat Kopano angekündigt, die eigene Groupware bis zum März 2025 einzustellen. Gerne Unterstützen wir Sie bei der Umstellung Ihrer aktuellen Kopano Groupware auf eine vollständig offene und freie Lösung.